Search
Duplicate

온보딩 프로세스 개선기 ① - 고뇌편

속성
onboarding01.png
안녕하세요 :D 사람인HR 인사팀 Shin입니다! 드디어 저의 단독 ★첫 글★을 올리게 되었네요. 요즘에는 많은 분들이 업무적 고민이나 노하우를 온라인으로 공유해 주시는데요. 저 또한 대단한 무언가를 해낸 것은 아니지만, 인상 깊었던 그간의 업무 경험을 많은 분들과 공유해 보고자 글을 쓰게 되었습니다. ₍₍ ᕕ(´ ω` )ᕗ 앞으로도 여러 가지 인사업무의 히스토리, 회고록을 업로드할 예정이니까 많이 기대해 주세요!
'21년 상반기, 저는 온보딩 프로세스 개선에 힘썼습니다. 현재의 상황을 점검하고 개선 방안을 마련해 현재는 실행 단계에 있는 프로젝트인데요. 최대한 많이/자세히 저의 경험을 말씀드리고 싶어서 현황 진단 위주의 '고뇌편'과 실제 개선안 위주의 '행동편'으로 나누어 작성했습니다.

온보딩 프로세스 개선에 앞서

먼저 개선 배경을 말씀드리자면, 사실 사람인HR에는 이미 온보딩 프로그램이 존재했습니다. 하지만 조직규모가 빠르게 성장하면서 조직문화 또한 많은 변화를 겪어왔고, 온보딩 프로세스는 그때그때의 필요성에 맞추어 추가·발전해 온 형태이다 보니 전반적인 통일성이나 유기성 등을 새롭게 검토해 볼 여지가 있는 상태였어요.
한편 개인적으로는 임직원분들이 한 회사에서 겪는 모든 경험(입사-재직-퇴사)을 함께하는 인사담당자가 되고 싶었습니다. 입사만 하면 끝나는 게 아니라, 조직에 잘 적응하여 역량을 충분히 발휘할 수 있도록 서포트하고, 차츰 성장해 나가시는 모습을 마주하는 것이 제게는 큰 동기부여가 되거든요.
그러던 중 대내외적으로 온보딩 개선에 적절한 시기가 도래하였고, 본격적으로 검토를 시작하게 되었습니다. 참고로 이 글을 쓰면서 서론에 온보딩의 중요성을 다룰까 고민을 했는데요. 최근에는 대부분의 HR담당자들이 온보딩의 필요성을 이해하고 있고, 제가 통계적/과학적으로 직접 분석해 본 것은 아니기 때문에 이 부분은 과감히 말을 줄이기로 했습니다. (귀찮은 거 아닙니다! ) 따라서, 본 글에서는 대체로 온보딩 프로세스 현황 점검 및 개선 경험 등 본론에 집중할 예정입니다.

온보딩 프로세스 개선 스텝 밟기

운동선수는 본인의 기록을 경신하기 위해 피나는 노력을 합니다. 이때 가장 먼저 하는 일은 자신의 보완점을 발견하는 것일 겁니다. 자세가 잘못되었다면 자세를 바로잡고, 근력이 부족하면 근력 운동량을 늘리겠죠. 이처럼 보완점을 찾아 개선하고 나면, 정말로 효과가 있었는지 기록을 통해 살펴봅니다. 그리고 이 일련의 과정을 반복하면서 체득하고, 마침대 선수로서 한 단계 도약할 수 있죠.
저는 온보딩 프로세스 개선에도 같은 논리로 접근했습니다. 현행 온보딩 프로그램을 점검하고 → 보완 사항을 발견하고 → 프로세스 및 프로그램을 개선하고 → 효과성을 점검하는 네 가지 단계를 차곡차곡 밟은 것인데요. 단계별 구체적인 이야기는 이어서 하겠습니다.

STEP1. 현황 진단 ① 온보딩 요소 X 입사 타임라인 표 그리기

먼저 사람인HR의 온보딩 방식을 점검했습니다. 방식은 꽤나 원시적이었어요. 하핫. 외부 참고 자료와 저의 의견을 혼합하여 간단한 표를 하나 그렸거든요.
2010년, SHRM(Society for Human Resource Management)에서 발행한 ‘Onboarding new employees : Maximizing success’에는 성공적인 온보딩을 위한 네 가지 요소(Four C’s)를 다음과 같이 소개하고 있습니다. 다음의 네 가지 요소를 조화롭게 갖추고 있어야 가장 상위 수준의 온보딩 프로세스를 갖추었다고 말할 수 있다는 것인데요.
저는 여기에 더하여 입사 시점 별 온보딩 프로그램의 배치를 고려했습니다. 온보딩 프로세스란 프로그램 자체의 내용도 중요하지만 시의적절하게 구성되고 운영되어야 그 효과성이 더욱 극대화되기 때문이죠. 시점은 입사 전, 입사 당일, 입사 후(~3개월), 입사 3개월 차로 분류했습니다.
이렇게 준비한 두 가지 기준으로 그린 현황 점검 표는 아래 그림과 같습니다. 보고서를 위한 표라기보다는 브레인스토밍을 위한 간이 지도를 그린 셈이어서 표 수준은 informal 합니다. 여기에 프로그램의 주체를 HR팀, 현업 팀, 신규 입사자 세 가지로 분류하여서 색도 구분해 봤네요.
(종이의 힘을 빌려 브레인스토밍을 하는 편입니다...)
표를 그리고 나니 곳곳에 공란들이 보이네요. 하지만 공란이라는 시각적인 부분에만 집중하면 안 됩니다. 왜냐하면 각 프로그램의 양과 질이 상이하기 때문에 단순히 특정 구간에 많다 적다는 것만으로 프로세스의 적절성을 판단하기는 어렵기 때문입니다. 예를 들어 입사 전 안내 메일을 보내는 것과 6주간 진행되는 멘토링이 동일선상에서 비교되기에는 차이가 있다는 것이죠.
무작정 공란을 모두 채우려는 게 아니라 절대적으로 부족한 요소가 무엇인지, 어느 시점에서 이를 보완하면 좋을지. 그리고 기타 눈에 띄는 특징은 무엇이 있는지 참고하는 정도로 활용하는 게 좋습니다.
그리고 저는 이 과정에서 다음과 같은 보완점을 찾았습니다. 1) 'Culture'와 'Connection' 즉, 심리적 적응을 위한 구간이 다소 멘토링 프로그램 하나에만 의지하는 경향이 있다는 것 그리고 2) 신규 입사자 관점에서 능동적으로 참여할 프로그램이 부족하다는 것입니다.

STEP1. 현황 진단 ② 신규 입사자 인터뷰

3개월 내외의 신규 입사자분들을 대상으로 개별 인터뷰도 진행했습니다. 신규 입사자의 마음을 가장 잘 아는 분들의 의견이 필요했기 때문이죠. 오로지 뇌피셜로만 프로세스를 개선할 수는 없으니까요. 참고로 기본적인 사항이지만, 인터뷰는 앞선 프로세스 정리 및 보완점 찾기를 마친 뒤 진행하는 게 좋습니다. 이 작업을 바탕으로 더 풍부한 질문을 준비할 수 있더라고요.
인터뷰 내용은 현행 온보딩 제도에 대한 의견과 입사 후 겪은 어려움 등을 중점으로 진행하였는데요. 인터뷰를 통해 얻어낸 가장 큰 포인트는 3) 팀 별 신규 입사자 케어 방식이 크게 상이하다, 였습니다. 근무 환경 세팅을 돕는 주체도, 시기도 팀마다 달랐으며 온보딩에 적극적인 팀이 있는 반면 그렇지 않아 혼란을 겪는 입사자도 있었던 것인데요. 이렇게 되면 조직의 분위기/이미지를 파악하기 어렵고, 온보딩 효과성도 중구난방일 것이라는 판단이 들었죠.
각 기업마다 HR 상황이 너무나도 다르기 때문에, 구체적인 인터뷰 문항이나 결과는 기재하진 않았습니다.

STEP2. 진단 결과 확인 및 보안 방안 마련

위와 같은 내용으로 미루어 보았을 때, 내린 결론은 다음과 같습니다.
1.
Culture & Connection 항목을 보완할 수 있는 방안이 필요하다.
2.
신규 입사자가 주체가 되어 수행할 수 있는 대안이 필요하다.
3.
팀 온보딩 프로세스를 평균적인 수준으로 맞춰 줄 가이드라인이 필요하다.
그리고 이 세 가지 결론을 조합하여 우선 프로세스 전반에 조직 문화를 드러낼 수 있는 디테일과 유기성을 강화하기로 하고, 세부 프로그램으로는 팀원 또는 신규 입사자가 참고하여 직접 수행할 수 있는 매뉴얼을 제작하기로 결정했습니다.
▼ 어떤 개선 방안을 마련했는지 궁금하다면?
TOP