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온보딩 프로세스 개선기 ② - 행동편

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글이 조금 길다고 생각 하시는 분도 있을 것 같습니다만.. 지금까지 읽어주신 분들 정말 감사드립니다. 고뇌편에 이어 본격적으로 어떤 개선 방안을 마련하고 진행했는지 소개해드릴게요.
다시 한번 지난편에서 나온 정리사항을 보여드리자면, 점검 내용과 보완 방안은 다음과 같습니다.
1.
전반적으로 Culture & Connection을 녹여낼 수 있는 방향의 보완이 필요하다.
전 프로세스를 관통할 수 있는 컨셉 강화 및 프로세스의 매뉴얼화
2.
신규 입사자가 주체가 되어 수행할 수 있는 대안이 필요하다.
신규 입사자를 위한 초기 세팅 가이드 제작 및 배포
3.
팀 온보딩 프로세스를 평균적인 수준으로 맞춰 줄 가이드라인이 필요하다.
팀을 위한 온보딩 체크리스트 제작 및 배포

STEP3. 프로세스 개선 실행

1. 온보딩 프로세스의 통일성 강화 - ‘사람인스럽게’
우선 Culture & Connection 요소의 보완 방안으로 각 프로세스의 통일성을 강화했습니다. 새로운 프로그램을 추가하기보다는 전반적인 프로세스에 사람인의 기조를 담는 방향으로 개선을 진행한 것인데요. 너무 소극적인 조치가 아닌가 싶은 생각도 드시겠지만, 조직의 분위기를 느끼고 그 안에 녹아드는 데에는 자연스러운 각인이 바탕에 깔려 있어야 한다고 생각했습니다. 또, 여러 프로그램을 동시에 개선하는 상황에서 스펙 아웃을 할 필요도 있었죠.
통일성을 강화하기 위해 세운 중심 키워드는 ‘사람인스럽게’, ‘쉽고 흥미롭게’였습니다. 사람인 플랫폼은 ‘사람 중심 취업 플랫폼’ 이면서 ‘내일이 즐거운 사람인’이라는 가치를 강조하고 있는데요. 내부적으로도 이를 체감할 수 있도록 모든 내용은 사용자 중심으로 ‘쉽게’ 구성하면서 동시에 ‘흥미로운’ 방식으로 가공·전달하고자 한 것이었죠. 이 기조는 프로그램을 구성할 때나 디자인적 요소를 가미할 때 늘 염두에 두고 있어야 하기에 뒤에 나올 부분에서도 엿보실 수 있습니다. (•̀ᴗ•́)و ̑̑
2. 매뉴얼화 ① 신규 입사자를 위한 ‘초기 세팅 가이드’ 제작/배포
다음으로 신규 입사자를 위한 매뉴얼 작업, '초기 세팅 가이드'를 제작했습니다. 앞서 보완 방안으로 내세운 '매뉴얼화'와도 맞닿아 있는 부분이에요. 지금까지는 기본 계정만 인사팀에서 안내하고, 이후 근무 환경 세팅은 팀 내부에서 자체적으로 진행하였어요. 그러다 보니 세팅 완료 시기나 방식이 각기 달랐고, 신규 입사자 입장에서는 스스로 할 수 있는 부분이 없어 적응에도 더 시간이 걸렸죠.
한 심리학 책에서 불안감을 잠재우기 위해서는 자기 통제가 중요하다는 사실을 읽은 바가 있습니다. '불안감'이란 자신이 예측 또는 통제하지 못하는 사건에 대한 염려인데, 이러한 불안을 잠재우려면 '통제할 수 있는 일에 집중'해야 한다는 이야기입니다.
입사 첫 주 각종 OJT와 인수인계만으로도 바쁜 와중에 온전히 자신이 통제 가능한 일이 없다는 것은 시스템에 대한 적응은 차치하고 심리적 적응마저도 어렵게 만들 수 있습니다. 따라서 스스로 업무 환경을 세팅하며 회사의 시스템을 파악할 수 있다면 시스템도 익히고 심리적 불안도 줄일 수 있으리라 생각했습니다. 앞선 Culture & Connection 부분을 보완하는 데에도 도움이 될 것 같네요!
체크리스트를 만들 때에는 총무팀, 정보보안팀 등 유관 업무를 수행하는 팀의 의견을 모았고, 최근 신규 입사자가 발생한 팀에도 지원 과정에 어떤 어려움이 있었는지 확인하여 정리했어요. 이 과정에서 보안 프로그램 등 전문지식이 요구되는 부분은 해당 팀 및 신규 입사자분들의 피드백을 받아 가장 쉬운 언어로 정제했습니다.
‘쉽고 흥미롭게’ 전달하기 위한 테마도 정했는데요. ‘업무 마스터로 거듭나기 위한 신규 입사자의 여정’입니다. 미어캣처럼 두리번거리는 신규 입사자가 각 STEP를 밟으며 강력해지는 구성이었어요. 다소 긴 세팅 프로세스에 스토리텔링을 더해 부담을 줄이고, 자연스럽게 사람인HR을 친근하고 익숙하게 느끼기를 바랐죠. 배포 이후에는 신규 입사자분들에게 직접 연락하여 세팅 여부를 확인하고 가이드에 대한 피드백을 받고 있어요. 주기적인 모니터링을 통해 벌써 version 3까지 배포가 완료되었답니다.
3. 매뉴얼화 ② 팀을 위한 온보딩 체크리스트 제작/배포
팀을 위한 매뉴얼화로 '온보딩 체크리스트'도 제작했습니다. 온보딩 과정에 많은 인원의 참여를 독려하고, 팀 내 온보딩의 평균 수준을 통일시켜 줄 수 있는 방안이었죠.
저는 사람인HR 입사 전 각기 다른 규모의 회사에서의 인턴 경험이 있는데요. 단기간 몸담았던 그 회사들을 되돌아보았을 때 가장 먼저 떠오르는 것은 팀원들과 팀 분위기였어요. 그만큼 팀에서의 초기 경험이 매우 중요하기 때문에 입사 초기에 이 경험을 더욱 가치있게 만들 방법을 정리하여 팀에 권장하고자 했습니다.
우선 팀에서 신규 입사자를 케어해야 하는 항목이 무엇인지 팀원과 직책자로 나누어 정리하고, 부담을 줄이기 위해 캐주얼한 권장 사항 위주로 작성하여 활용성을 높였습니다. 이후 배포는 전사 게시판에 상시 비치해둔 뒤 신규 입사자 발생 팀에는 별도 메일링을 통해 리마인드를 하는 방식으로 진행했습니다.
나아가 체크리스트 디자인적 측면도 고려하지 않을 수 없었는데요. 앞서 말씀드린 ‘쉽게’를 중점으로 두고 팀장, 팀원 그리고 재택근무 시 체크리스트 각 주제가 한 장을 넘기지 않도록 주의했어요. 또, 사람인 캐릭터를 활용하여 정체성도 유지했습니다. ㅎㅎ

STEP4. 효과성 점검 – 주기적인 개선을 가능하게 만드는 ‘설문조사’

위에서 수행한 모든 것은 결국 신규 입사자의 조직 적응을 돕는 걸 목표로 하고 있습니다. 제가 아무리 열심히 프로세스를 개선해도, 목표를 달성하지 못하면 무용지물이 되겠죠..? 그래서 입사 3개월 시점(시용 or 인턴 통과)에서 만족도를 조사할 수 있는 설문조사를 마련했는데요. 온보딩 프로세스가 적절히 개선·운영되고 있는지 확인할 수 있고, 더불어 한번 더 케어 받는 느낌을 드리고자 하는 의도도 있었습니다.
신규 입사자가 인턴 또는 시용 기간을 무사히 거치고 나면, 직접 미팅 자리를 마련하여 새롭게 변경되는 사항을 안내하고 있는데요. 이때 축하 문자와 함께 온보딩 경험에 대한 설문 링크를 발송하기로 했습니다. 직접 질문을 드렸을 땐 떠올리지 못했던 내용도, 혼자만의 시간을 갖고 차근차근 답변하도록 하니 더욱 풍성한 피드백을 받을 수 있더라고요.
설문 문항 구성은 '총점/입사 전 기대/입사 후 비교/채용 과정/온보딩 과정 소감/제안' 대략 이렇게 되어 있는데요. 부담을 주지 않도록 11문항 정도(객관식 위주)로 구성하였으며, 익명으로 응답을 수집하고 있습니다. 정말 힘이 되는 피드백도 있지만, 미처 생각하지 못했던 부분에서 쓴소리도 달게 받으며 지속 가능한 온보딩 개선의 밑거름으로 활용하고 있답니다 :)
이렇게 상반기 온보딩 프로세스 개선이 막을 내렸습니다. 하지만 앞서 말씀드린 것처럼 저는 '지속 가능한 개선'을 지향하기 때문에 아쉬웠던 점과 피드백을 차곡차곡 모아두었다가 또다시 보완하는 날이 금방 오지 않을까 합니다. 아마도 '온보딩 프로세스 개선, 그 결과는?' 이런 제목으로 돌아올 것 같네요.
이번에는 기회가 되어 시급하게 개선이 필요한 부분을 중점으로 개선을 진행했는데요. 추후에는 보다 거시적인 관점에서 로드맵을 작성하고, 이에 맞게 보완해 볼 예정입니다. 최고의 온보딩 프로세스를 찾아 나서는 노력. 많이 기대해 주세요!
분량이 너-무 길어지는 건 원치 않기 때문에 이번 글은 여기서 마무리하겠습니다! 관련해서 궁금한 점이 있거나, 논의하고 싶은 점 또는 비슷한 고민을 나누면서 대화하고 싶은 분들이 있다면 부담 없이 연락 주세요! (To. ejshin@saramin.co.kr)
감사합니다
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